更新日：2024年10月23日 | Tomoko
Office365を活用して、独自の店舗予約システムを構築する方法をご紹介します。
Microsoft FormsとMicrosoft Bookingsを組み合わせることで、手軽に、かつ効率的に予約管理が可能になります。この記事では、初心者でも簡単にフォローできるステップバイステップのガイドを提供します。
Microsoftの有料アカウントを持っている方であれば、新たに予約システムに契約して使用するよりは、Office365でできないか？を一度は検討されると思います。あれだけ多くのアプリが提供されている中、どれを組み合わせれば予約システムの構築が可能なのか？わからないという方は多いです。
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22% オフMicrosoft FormsとMicrosoft Bookings(Office365)の基本
予約システムはビジネス運営において欠かせない要素です。
特に、顧客の便宜を図りつつ、運営側の手間を軽減するためには、効率的なシステムが求められます。Microsoftの提供するFormsとBookingsは、そのようなニーズに応えるための強力なツールです。これらはOffice 365の一部として利用でき、特別なITスキルがないユーザーでも簡単に予約システムを設計し、運用を開始することが可能です。
Microsoft Formsの概要
Microsoft Formsを活用すると、カスタマイズ可能な予約フォームを瞬時に作成できます。直感的な操作でフォームをデザインし、必要な情報を効率的に収集。クラウドベースであるため、およそどのデバイスからでもアクセスが可能で、リアルタイムでのデータ管理を実現します。
- リアルタイムでアンケート結果を確認できる機能
- Microsoft 365契約者なら誰でも利用可能
- ブラウザ上で全ての操作が完結する利便性
- Excelへの結果出力や他のMicrosoftアプリケーションとの連携が可能
- テンプレートを使用して簡単にアンケートを作成・配信できる
これらの特徴により、Microsoft Formsはビジネスのアンケートニーズに迅速かつ効率的に応えるツールとして活用できます。エクセルを使用できる方であれば、データ集計も楽にできると思います。また、Excelオンラインのスクリプトと、Power Automateを組み合わせれば、さまざまな機能を追加することも可能です。データの収集は楽にできますが、その先の機能についてはスクリプトによるカスタマイズが必要となる場合があります。
Microsoft Bookingsの紹介
一方、Microsoft Bookingsは予約プロセスを自動化し、顧客が自分で予約時間を選択できるようにするサービスです。このツールは、ビジネスの予約カレンダーと顧客のスケジュールを同期させ、予約の重複やスケジュールの衝突を防ぎます。また、自動リマインダー機能により、顧客満足度の向上にも寄与します。
- Microsoft 365プランに含まれるアプリケーション
- 小規模ビジネスから美容室まで幅広く利用可能
- 予約の受付けと管理を一元化
- 予定表と連動し、予約の変更やキャンセルを簡単に管理
- ダブルブッキングの防止と予約業務の簡略化
Microsoft Bookingsは、予約に関わるあらゆるプロセスをスムーズにし、ビジネス運営をサポートするツールです。予約システムの構築に特化したアプリで、有料になります。Microsoft Formsだけでは作れない機能を瞬時に追加できるので便利です。
利用可能なプランとその特徴
これらのツールは、Office 365の複数のプランで利用できます。各プランには、ビジネスの規模やニーズに合わせた様々な機能が含まれており、コストパフォーマンスに優れた選択肢を提供します。セキュリティ面でも、Microsoftの厳格なプライバシーとセキュリティ基準に基づいており、ビジネス情報を安全に保つことができます。
Microsoft FormsとMicrosoft Bookingsを利用するためのプランは、無料オプションから高度なビジネス機能を備えたプランまで様々です。以下にその概要をリストアップします：
- Microsoft アカウント: 無料でMicrosoft Formsが利用可能
- Microsoft 365 Business Basic: 月額650円でMicrosoft Forms利用、Webとモバイル版Officeアプリ付き
- Microsoft 365 Apps for business: 月額900円でMicrosoft Forms利用、デスクトップ版Officeアプリ付き
- Microsoft 365 Business Standard: 月額1,360円でMicrosoft FormsとMicrosoft Bookingsが利用可能、デスクトップ版Officeアプリ付き
- Microsoft 365 Business Premium: 月額2,390円でMicrosoft FormsとMicrosoft Bookings利用、追加セキュリティ機能付き
- Microsoft 365 E3: 月額3,910円で大企業向け、Microsoft FormsとMicrosoft Bookings利用、中核セキュリティ機能付き
- Microsoft 365 E5: 月額6,200円で大企業向け、Microsoft FormsとMicrosoft Bookings利用、最上位のセキュリティと分析機能付き
Bookingsを使用するためには、もしかしたらお使いのアカウントをアップグレードしないといけないかおしれません。用途に合わせてどのプランが良いかを検討しましょう。
Microsoft Formsを使った予約システムの作成
Microsoft Formsは、カスタマイズ性とユーザビリティの高さから、予約システムの構築に最適なツールです。サインインからフォームの公開まで、すべてのプロセスが直感的な操作で完了し、技術的な専門知識を必要としません。予約フォームは、ビジネスのブランドやニーズに合わせて細かく調整可能で、顧客が簡単に予約できるようにすることができます。
Microsoft Formsでのサインインと開始
Microsoft Formsは、カスタマイズ性とユーザビリティの高さから、予約システムの構築に最適なツールです。サインインからフォームの公開まで、すべてのプロセスが直感的な操作で完了し、技術的な専門知識を必要としません。予約フォームは、ビジネスのブランドやニーズに合わせて細かく調整可能で、顧客が簡単に予約できるようにすることができます。
Microsoft Formsを使用するためには、Microsoftアカウントでのサインインが必要です。
- 名前の入力: アカウント作成時に名前を入力します。
- 本人確認の実施: 登録したメールアドレスに送られたコードを入力し、本人確認を完了させます。
- パスワードの作成: 8文字以上で、大小の英数字を混ぜたパスワードを設定します。
- 国／地域と生年月日の入力: アカウント作成に必要な個人情報を入力します。
- メールアドレスの入力: Microsoftアカウントに関連付けるメールアドレスを入力します。
- マイクロソフト公式サイトへのアクセス: 「サインイン」からアカウント作成またはサインインを行います。
- Microsoftアカウントでのサインイン: 作成したアカウントでMicrosoft Formsにログインします。
これらのステップを踏むことで、Microsoft Formsを活用し始めることができます。無料で使用することができるので、まずはアカウントを作成してみましょう。Googleと比較して、使いやすい使いにくいは人の主観によるものが大きいため、この段階でMicrosoftのアプリが候補にはいるかどうか？ご自身でわかると思います。
Microsoft Formsで予約申し込みフォームの作成手順
予約フォームの作成は、数ステップで完了します。まず、必要な質問を追加し、それぞれの質問に対する回答形式を選択します。次に、フォームのデザインをカスタマイズし、ビジネスのロゴや色を適用することで、ブランドイメージを強化します。最後に、フォームをテストして公開し、顧客からの予約を受け付け始めます。このシンプルなプロセスは、予約管理の効率化に大きく貢献します。
Microsoft Formsを使用して予約申し込みフォームを作成する手順を以下に示します：
- フォームの起動: Officeアプリケーションから「Forms」を選択して起動します。
- 新規フォームの作成: 「新しいフォーム」をクリックしてフォーム作成を開始します。
- フォームのタイトル入力: 「無題のフォーム」をクリックし、適切なタイトルを設定します。
- フォームの説明追加: 必要に応じてフォームの説明を追加します（省略も可能）。
- 予約に必要な項目の追加: 申し込み者名、電話番号、予約日、予約時間、メニューなどの必要項目を追加します。各項目は「+新規追加」から適切なフィールドを選択して入力します。
- 必須項目の設定: 必須とする質問には「必須」をチェックして赤いマークをつけます。
フォームの項目もドラッグアンドドロップで簡単に移動できたり、項目を追加したりすることができます。ただし、条件分岐には少し弱い部分があるので、まずは希望するフォームが作成できるか？を確認してみると良いでしょう。
Microsoft Formsで予約データの管理と確認
予約システムの効果を最大限に発揮するためには、収集したデータの管理と確認が不可欠です。Microsoft Formsは、収集した予約情報を整理し、分析するための便利な機能を提供しています。オンラインで簡単にアクセスできるこれらのツールを使えば、予約状況をリアルタイムで把握し、運営の効率化を図ることができます。
オンラインでの予約情報の確認方法
Microsoft Formsでは、作成したフォームに対するすべての応答をオンラインで確認できます。フォームに対する回答は自動的に集計され、グラフや表として視覚化されるため、どの時間帯が最も予約が集中しているかなど、予約傾向を即座に把握することが可能です。この情報は、サービスの改善や人員配置の最適化に役立ちます。
Microsoft Formsで作成した予約申し込みフォームからの応答は、Web上で簡単に確認できます。フォームに対する顧客の予約があると、「応答」セクションにその数が表示されます。こ
- 回答数: 予約がどれだけ入ったかを数で表示。
- 処理時間: 顧客がフォームを完了するのにかかった平均時間。
- グラフ表示: 円グラフや帯グラフを通じて回答の分布を確認。
- 詳細確認: 各質問の「詳細」をクリックすることで、質問ごとの具体的な回答を見ることができます。
複雑な機能がない分シンプルに使うことができるのが特徴です。予約に特化したアプリではないため、問い合わせフォームとしての機能は充実しています。
Excelを利用した予約データの管理
また、Microsoft FormsのデータはExcelにエクスポートすることができ、より詳細な分析やカスタムレポートの作成が可能になります。Excelの強力なデータ処理機能を活用することで、予約データからの洞察を深め、ビジネスの意思決定を支援します。この柔軟性は、特にデータ駆動型のビジネス運営を行う際に重宝されます。
Microsoft Formsを用いた予約管理では、以下のような情報がWeb上で手軽に確認可能です：
- 詳細確認: 各質問に対する回答を個別に閲覧。
- その他のオプション: 回答の削除や印刷、リンク共有が選択可能。
- グラフ表示: 回答の傾向を円グラフや帯グラフで視覚化。
- 処理時間: フォーム完了までの平均時間を把握。
- 回答数: 受け取った予約の総数を確認。
この情報をもとに、予約情報の管理を直感的かつ効率的に行うことができます。予約システムが必要な方にとって、Microsoft Formsは迅速なデータ収集と分析を可能にし、業務の効率化を支援します。
オンライン上のExcelではインストール方のアプリよりも機能が劣るため、できることは少ない傾向にあります。特にマクロなどは現在使用できず、JavaScriptのようなExcelのスクリプトを扱う必要性が出てくる場合があります。
Microsoft Bookingsで予約管理を行う
Microsoft Bookingsは、スムーズな顧客体験と効率的な予約管理を実現するためのプロフェッショナルなツールです。このプラットフォームを使用することで、ビジネスオーナーは顧客の予約を簡単に追跡し、スタッフのスケジュールを効率的に管理することができます。Bookingsは、予約プロセスを自動化し、顧客とスタッフの両方にとって使いやすいインターフェースを提供します。
Microsoft Bookingsへのログインとセットアップ
Bookingsの利用を開始するには、まずOffice 365のアカウントでログインします。その後、ビジネスの詳細を設定し、サービス提供のための基本的な情報を入力します。
- 「今すぐ始める」をクリック: Microsoft Bookingsの画面左下にあるボタンでスタート。
- Microsoft Bookingsを選択: Office 365のアプリ一覧から、または直接Microsoft Bookingsのページからアクセス。
- アクセス権の確認: 管理者からのアクセス許可が必要で、必要に応じて管理センターやPowerShellで有効化。
予約システムが必要な方々は、Microsoft Bookingsを通じて予約管理を始めましょう。ただし、有料となるのでどのプランにするか？を決定しておく必要があります。
予約カレンダーの設定と管理
次に、予約カレンダーを設定し、ビジネスの利用可能な時間帯を顧客に公開します。Bookingsでは、個々のサービスやスタッフごとにカスタマイズされた予約オプションを提供することができます。
このカレンダーは、予約の変更やキャンセルがあった場合に自動的に更新されるため、常に最新のスケジュールを維持することができます。この自動化された管理システムは、手作業によるエラーを減らし、顧客満足度を高めることができます。
- 予約予定表の追加: 初回起動時に表示されるオプションを選択。
- 必要事項の入力: 会社名や業種などの情報を提供。
- セットアップの完了: 入力後、「続行」を押してセットアップを完了し、ホーム画面へ進む。
- 情報の確認と登録: ホーム画面で予約件数や見込み売り上げを確認し、「企業情報」「スタッフ」「サービス」の登録を行う。
まずは初期設定です。上記の項目を決めておきましょう。有料契約してから決めては、時間がもったいないかもしれません。
Microsoft Bookingsの機能詳細
Microsoft Bookingsは、予約管理を簡素化し、ビジネスの効率を高める多様な機能を備えています。このツールを使用することで、予約表の最適な活用、予約ページのパーソナライズ、顧客情報の整理、スタッフのスケジュール調整、サービスの詳細設定、そしてビジネス情報の最新保持が可能になります。
予約表の活用法
予約表は、日々の予約を一目で把握できるようにするための中心的なツールです。色分けされた予約状況や、時間帯ごとの予約数を表示することで、ビジネスのピークタイムを識別し、リソースの配分を最適化するのに役立ちます。
- カレンダー上の予約確認: 予約情報を直感的にカレンダーで確認。
- Outlookとの連携: 予約情報をOutlookの予定表と同期し、転記の手間を省く。
- 電話予約の手動追加: 電話での予約も「新規予約」機能を使ってカレンダーに追加。
- 休暇の管理: 定休日の自動設定に加え、不定休や臨時休業も手動で入力可能。
ネット予約と電話予約を一元管理し、休暇の調整も柔軟に行えるため、予約システムの運用がスムーズになります。ネットだけではなく、電話での予約も記録できる機能があるため、一元管理することができます。
予約ページのカスタマイズ
予約ページは、ビジネスのブランドイメージに合わせてカスタマイズ可能です。ロゴの追加や色の調整を行うことで、顧客に安心感を与え、プロフェッショナルな印象を与えます。
- 配色のカスタマイズ: 予約ページの色合いを変更して、見た目を自社のブランドに合わせる。
- Facebook連携: Facebookページに「今すぐ予約」ボタンを設置し、顧客が簡単に予約できるようにする。
- スタッフ指名機能: 顧客が予約時に特定のスタッフを指名できるように設定。
- リマインダーメール: 予約の前にリマインダーメールを自動送信し、予約忘れを防ぐ。
- メールとX(旧Twitter)での共有: 予約ページへのリンクをメールやTwitterを通じて拡散。
- アクセス制限設定: 予約ページへのアクセスを組織内のユーザーに限定したり、検索エンジンからのアクセスを制限する。
これらの設定を通じて、予約ページをカスタマイズし、顧客がスムーズに予約できる環境を整えることができます。ご自身のサービスのブランディングにあった色や装飾を検討できるのが良い点です。また、SNSとの連携や通知メールをカスタマイズすることで、より顧客満足度の高い予約システムを作ることが可能です。
顧客情報の管理
顧客情報は、Bookings内で安全に管理され、顧客とのやり取りをスムーズにします。これにより、顧客の過去の予約履歴や好みを簡単に追跡し、パーソナライズされたサービスを提供できます。
- 顧客情報の編集: 既存の顧客データを更新し、最新の情報に保つ。
- CSVインポート: CSVファイルを用いて、一括で顧客リストをシステムに取り込む。
- 詳細情報の追加: 顧客の状態や施術履歴など、詳細な情報を記録。
- カウンセリングデータ: 顧客ごとのカウンセリング内容を保存し、パーソナライズされたサービスを提供。
- 好みの記録: 顧客の好みや要望を記録し、次回のサービスに活かす。
これらの機能により、顧客情報を網羅的に管理し、個々の顧客に合わせた質の高いサービスを提供することが可能になります。顧客情報を一元管理することで、次回来店された時のサポートを強化することができ、より満足度が高い接客ができるようになります。顧客管理システムを導入する前に、このBookingsを検討してもよいかもしれません。
スタッフスケジュールの調整
スタッフのスケジュールは、個々の利用可能時間と予約状況に基づいて調整されます。これにより、スタッフの過剰な負担を避け、均等な仕事の分配を実現します。
- スタッフの指名予約: 顧客が特定のスタッフを指名して予約できる機能。
- 出勤時間の設定: 各スタッフの勤務時間を設定し、予約可能な時間帯を管理。
- 休暇の管理: スタッフの休暇をシステムに入力し、予約ページに反映。
- メールアドレスによる登録: スタッフをシステムに追加する際にはメールアドレスが必要。
- Microsoft 365アカウント不要: スタッフ全員にMicrosoft 365アカウントがなくても登録可能。
これにより、スタッフ管理が簡単になり、顧客のニーズに合わせたサービス提供が可能です。複数人のスタッフのことも考慮されたシステムになっているため、かゆいところに手が届くようになっています。
ただし、スタッフのメールアドレスを個別に用意しないといけないのが少し問題と思われる方もいるかもしれません。
提供サービスの設定
提供するサービスの詳細は、サービスごとの時間枠や料金を設定することで、顧客が予約時に明確な情報を得られるようにします。
- メニューの追加: 顧客が予約可能なサービスメニューを設定。
- 施術内容の詳細設定: 各サービスの施術内容、所要時間、価格などを明確に設定。
- 予約完了メッセージ: 予約が完了した際に顧客に表示されるメッセージをカスタマイズ。
- リマインドメール: 予約日時が近づいたことを顧客に通知するメールの設定。
これにより、顧客が必要とするサービスを適切に予約し、効率的にサービス運営を行うことが可能になります。リマイドメールは、お客様が来店を忘れることを防ぐにとても大切な機能の一つです。来店時間に現れない場合、忘れてしまっている場合が多く、再度予約し直しとなると、待っていたスタッフのコストなどがかかるため、大きな問題となることもあります。
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15% オフまとめ：Office 365を用いた予約システム構築のステップバイステップガイド
Office 365のツールを活用した予約システムの構築は、ビジネスの効率化と顧客サービスの向上をサポートします。
Microsoft Formsで始める予約フォームの作成から、Microsoft Bookingsを用いた予約管理まで、各ステップはユーザーフレンドリーで直感的な操作が可能です。このガイドでは、予約システムをゼロから構築するためのプロセスを明確にし、それぞれのツールがどのように連携して機能するかをお伝えしました。
まず、Microsoft Formsを使用して、カスタマイズ可能な予約フォームを作成します。次に、収集したデータをオンラインで確認し、必要に応じてExcelにエクスポートして詳細な分析を行います。その後、さらに詳細な機能が必要となる場合は、Microsoft Bookingsに移り、予約カレンダーの設定、顧客情報の管理、スタッフのスケジュール調整などを行い、予約プロセスを自動化するという流れて適切です。
Microsoft, Office 365を使用するとこのようなメリットがあります。
- 顧客が24時間365日、自分の都合の良い時に予約できる柔軟性
- 予約の重複やミスを減らす自動化されたプロセス
- ビジネスのニーズに合わせたカスタマイズ性
- リアルタイムでの予約状況の把握とデータ駆動型の意思決定
ただし、Bookingsは有料となるため、他のサービスとの価格の比較が必要となる場合、そして、その他の使いたいアプリがある場合などを比較して、総合的に検討しましょう。なにより、Microsoftのインターフェイス、使い勝手が好きかどうかは非常に重要な要素です。ちなみに、筆者はGoogleの方が好きです。ただ、MicrosoftはWindowsを作っている会社である以上、Windows PCと相性が良いため、Microsoftのアプリを使用した方がよい場合もあります。
せっかく素晴らしいサービスを立ち上げたのに、予約システムで手間取って、お客様対応に手が回らないとなっては、本末転倒です。予約システムを導入し、スムーズな接客ができるよう願っています。
| 順位 | 1位 | 2位 | 3位 |
| サービス | リピッテビューティー | ペライチ予約 | STORES予約 |
| 特徴 | リピッテビューティーは、LINE公式アカウントを利用した自動予約管理システムで、美容サロンやその他多様なサービス提供業者向けに設計されています。顧客はLINEから直接予約が可能で、店舗は予約の自動受付と管理ができます。また、顧客のリピーター化を促進し、ブロック率の低減や頻繁な来店を実現する機能も備えています。最大1か月の無料トライアルを提供し、料金は月額2,000円からです。 | ペライチ予約は、予約管理を自動化し、ホームページ作成やメルマガ配信などを含むビジネス管理ツールです。予約枠の上限なしで利用でき、特定曜日の繰り返し予約や即時予約など様々な予約オプションを提供。ホームページ上に簡単に設置可能で、1ヶ月間の無料トライアルも提供しています。 | STORES予約は多業種に対応する予約管理システムで、予約・決済・顧客管理を一つに統合しています。柔軟な予約受付・管理が可能で、LINE連携やGoogleカレンダー連携も提供。スタッフごとの管理や自動リマインド設定も可能です。 |
| 概要 | 初期設定費用は9,800円で、月額利用料は基本プランが2,000円から。オプションにより追加料金が発生し、例えばチャット機能が月1,000円、セグメント配信が月2,000円等です。全ての価格は税抜きです。 | 月額3,940円（税込、ビジネスプラン1年契約）。その他にプロフェッショナルプランやレギュラープランなどがあり、それぞれの機能と料金が異なります。 | 無料プランからエンタープライズプランまで、用途に応じて複数の価格設定があります。無料プランは月間予約件数50まで無料、その他プランは月額9,790円から66,000円までで、予約件数や登録スタッフ数によって異なります。 |
| 運営会社 | 株式会社コネクター・ジャパン | 株式会社ペライチ | STORES, Inc. |
| 地域 | 全国 | 全国 | 全国 |
| 詳細 |  |
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